私たちは2009年の創業以来、書類の電子化に取り組んできました。これは家賃の高い東京都心に事務所を構えるための革新的挑戦でした。常にスキャンニングの業務工程が生じるため「手間」でもあります。苦労はありましたが、未来を見すえ逆戻りしないためにも、覚悟を決めて継続してきました。
 
昨今、会計の世界においてデジタル化は、業務効率を図るうえで大切な作業になっています。ただし、この実行に際しても、越えるべき壁がいくつもありました。例えば次ぎのようなものがありました。
①従業員の方からの抵抗
「これまでと働き方を変えたくない」という人は少なくないと思います。でも、その先のメリットを考えることがより大切なことです。ペーパーレス化の利点をきちんと説明し、同時に意見や提案も取り入れる。そして、適合していくために十分配慮したスケジュールを組むなどして、従業員理解を進めました。
②気が遠くなる
デジタル化する膨大な量の紙を目にすると気が遠くなります。スキャンには相当な時間がかかりますし、特に古いファイルの整理や、ホチキスを外す作業は大変です。ただし、ここにかかる時間と労力を過小評価するべきではありません。ペーパーレスが実現すれば、全員の仕事が格段に快適になると信じ、続けてきました。
③費用がかかる
文書のスキャニングと書類廃棄には多くの費用がかかり、いくらかの会社の活動を制限させてしまいます。高速スキャナーの購入や、従業員がその使用方法を学ぶ時間、実際に作業する時間の確保なども、付帯発生するコストです。しかし、その見返りは莫大なものになりました。すべてのドキュメントがデジタル化されたときに、これまでのやり方を思い出せなくなるほど簡単でスピディーに作業できるようになりました。
 
紙資料を減らすことで、会社はデジタルでワークフローが組み直され、効率が上がりました。基本的には週に1日、午後の時間を確保し、新しいドキュメントをスキャンしてファイリングします。電子化が定着すると、社員間のやりとりもチャット上での電子データに基づくようになるため、全社のペーパーレス化は大いに喜ばれています。作業のポイントについては次のようなものです。
①日付を設定する
デジタル（ペーパーレス）化を実現させる日を、目標として全社で共有。全員と日程認識を合わせ、ゴールに向かう姿勢をつくる。
②クラウドを使用
スキャンしたドキュメントは、オンラインストレージを使用して安全に保つ。Dropbox、Box、SharePoint、Googleドライブなどのサービスがデータストレージを処理し、ハードドライブやUSBスティックへの保存は推奨しない。
③論理ファイル構造を設定する
毎年、またはお客様ごとに保存先のフォルダ分けを設定すると便利。すべてのファイルを同じフォルダに入れるようなことは避けるのが賢明。
④ファイル名のルールを設定する
ファイル名は、スキャンされた各ドキュメントを説明する情報、または検索キーワードとなる。スキャニングをアウトソースすると、代行してもらえることもある。自身で作業する場合は、すべてのドキュメントをルール通りに命名されているか確認することが大切。私たちは「日付_取引先名_内容」というルールにしました。
⑤必要なものだけをスキャンする
すべての資料をスキャニングする必要はない。本当に今後も残しておくべき情報なのかを精査することをお勧めします。必要なものから始めて、徐々に不足を埋めていく方法もよいかもしれない。まずは直近2年程度の資料からで手をつける。
⑥重複を避ける
2つ以上の書類が見つかったとき、同一であるかどうかを判断するのは簡単ではない。スキャニング時間の無駄を省くためにも、書類の重複はできる限り避ける。
⑦生産性への影響
デジタル化の作業が行われている間は、必然的に会社の生産性に影響ある。閑散期などを利用する。可能であれば、追加で生じる作業負荷を補うための臨時スタッフを雇う。
⑧スタッフの教育
新システムの導入時と同様に、使用方法をきちんと従業員に教育する。それにより、必要な情報を見つけるのがはるかに簡単に、早くなるなど、新しいデジタルデータ一覧からより多くの情報を得る、新しい仕事のスタイルが手に入る。
 
こうした紙のないオフィスづくりを促進していくことは、お客様の業務の大幅な効率化につながると信じています。さらには紙の削減は環境問題の低減化につながります。私たちは、モノを持たないことが賞賛される時代に向かって、お客様を支援していきます。